5 błędów, które firmy popełniają przy wyborze dostawcy IT – i jak ich uniknąć

Wybór partnera IT to decyzja, która wpływa na bezpieczeństwo danych, ciągłość działania i tempo rozwoju firmy. Mimo to wiele organizacji ocenia oferty „na skróty”, a konsekwencje wracają w najmniej wygodnym momencie. Poniżej znajdziesz 5 najczęstszych błędów oraz proste wskazówki, co sprawdzić, aby uniknąć kosztownych rozczarowań.

1) Wybór najtańszej oferty bez analizy zakresu

Niska cena potrafi kusić, jednak w IT „taniej” często oznacza węższy zakres lub brak kluczowych elementów. Zamiast realnego wsparcia dostajesz minimum: bez monitoringu, bez sensownych godzin reakcji, czasem także bez odpowiedzialności za backupy czy bezpieczeństwo. W rezultacie dopłacasz później za „pilne interwencje”, a frustracja w zespole rośnie.

Aby tego uniknąć, porównuj oferty punkt po punkcie: kanały kontaktu, godziny dostępności, co jest w pakiecie, a co jest dodatkowo płatne. Dodatkowo poproś o przykładowe scenariusze (np. awaria poczty, brak dostępu do plików, infekcja stacji) i zapytaj, jak wygląda obsługa w praktyce.

Porównuj nie tylko cenę, ale też odpowiedzialność: co dokładnie dostawca bierze „na siebie”.

2) Brak jasnej umowy, SLA i zasad współpracy

Nawet najlepsza relacja „na słowo” nie zastąpi przejrzystej umowy. Gdy nie ma ustaleń, szybko pojawiają się spory: co jest incydentem, co zmianą, a co „nie obejmuje wsparcia”. Co więcej, brak SLA (czasów reakcji i realizacji) utrudnia priorytetyzację, a firma nie ma narzędzi, aby egzekwować jakość.

Dlatego warto dopilnować, by umowa obejmowała: SLA, ścieżkę eskalacji, zasady dostępu (kto ma uprawnienia i jak je nadajecie/odbieracie), sposób dokumentowania zmian oraz minimalny poziom raportowania. Dzięki temu współpraca jest przewidywalna, a ryzyko chaosu spada.

3) Pomijanie dokumentacji i inwentaryzacji „bo to niepotrzebne”

Dokumentacja brzmi nudno, ale to ona ratuje czas i nerwy, gdy dzieje się coś krytycznego. Jeśli nikt nie wie, jakie są konta administracyjne, gdzie jest panel domeny, jakie są konfiguracje backupu i kto ma dostęp do haseł, to przy awarii zaczyna się improwizacja. Jednocześnie bez inwentaryzacji trudno planować rozwój, budżet i modernizacje.

W praktyce wystarczy minimum: lista kluczowych systemów i usług, mapa odpowiedzialności, dostęp do paneli, opis kopii zapasowych oraz podstawowe procedury (np. onboarding/offboarding, przywracanie danych). Następnie warto to aktualizować po zmianach, aby dokumentacja była żywa.

4) Traktowanie bezpieczeństwa jako dodatku

Jeśli dostawca IT skupia się wyłącznie na „gaszeniu pożarów”, a tematy bezpieczeństwa odkłada na później, to wcześniej czy później pojawią się problemy. Brak MFA, nieuporządkowane uprawnienia, przestarzałe systemy, słaba segmentacja sieci czy brak testów odtwarzania danych to typowe luki. Co gorsza, ryzyko rośnie po cichu, bo przez długi czas nic się nie „psuje”.

Zamiast tego upewnij się, że bezpieczeństwo jest standardem: aktualizacje, kontrola dostępu, MFA, kopie zapasowe z testami odtwarzania oraz podstawowy monitoring. Dzięki temu IT jest stabilniejsze, a incydentów jest po prostu mniej.

Bezpieczeństwo nie powinno być „opcją” – to fundament, na którym stoi cała reszta.

5) Brak proaktywności i elastyczności dostawcy

Dobry partner IT reaguje na zgłoszenia, jednak na tym nie kończy pracy. Proaktywność oznacza, że ktoś patrzy na trendy awarii, proponuje usprawnienia, pilnuje aktualizacji i sygnalizuje ryzyka zanim uderzą w firmę. Z kolei elastyczność jest kluczowa, gdy rośniesz: pojawiają się nowe lokalizacje, nowe systemy, zmienia się model pracy.

Żeby to sprawdzić, zapytaj o cykliczne przeglądy (np. kwartalne), formę raportów, sposób planowania zmian oraz doświadczenie w projektach (nie tylko „support”). Wtedy łatwiej odróżnisz partnera od „serwisu od zgłoszeń”.

Jak wybrać dobrego partnera IT?

Jeśli chcesz podejść do tematu metodycznie, przejdź przez krótką checklistę. Dzięki temu szybciej porównasz oferty i unikniesz rozmów, które kończą się dopiero po podpisaniu umowy.

• Poproś o opis zakresu i przykłady obsługi incydentów (co się dzieje krok po kroku).
• Sprawdź SLA, eskalację i zasady rozliczania zmian (co jest „w pakiecie”, a co dodatkowe).
• Upewnij się, że dostawca dokumentuje środowisko i aktualizuje dokumentację po zmianach.
• Zapytaj o standardy bezpieczeństwa (MFA, aktualizacje, backupy, testy odtwarzania, monitoring).
• Zweryfikuj, czy działa proaktywnie (przeglądy, raporty, rekomendacje, plan usprawnień).

Jeżeli chcesz uporządkować wybór dostawcy i porównać scenariusze „na liczbach” (koszt, ryzyko, efekt), zobacz, jak działa nasze doradztwo techniczne IT.

Materiały i dobre praktyki

Poniższe źródła pomagają uporządkować podejście do bezpieczeństwa i standardów, które warto wymagać od partnera IT. Dzięki nim łatwiej zadać dobre pytania już na etapie wyboru.

• NIST Cybersecurity Framework – podejście do zarządzania ryzykiem
• CIS Controls – praktyczna lista kontrolna zabezpieczeń
• NCSC – 10 kroków do cyberbezpieczeństwa

Podsumowując: dobry dostawca IT to przewidywalność, transparentność i bezpieczeństwo w standardzie. Z tego powodu warto poświęcić chwilę na analizę zakresu, umów i praktyk, bo później oszczędza to wiele godzin „gaszenia pożarów”.